Окна возможностей
- Инструкция по работе с окнами возможностей для помощников розницы и старших продавцов
- Инструкция по работе с окнами возможностей для менеджеров аутсорсинга
- Инструкция по работе с окнами возможностей для кураторов менеджеров аутсорсинга
- Доступные роли
Инструкция по работе с окнами возможностей для помощников розницы и старших продавцов
Перейдите по адресу https://ally.vkusvill.ru/calendar
Для начала работы с окнами найдите в левой панели раздел “Окна возможностей” и перейдите в него.
Создание окон возможностей
Обратите внимание, что при создании окна возможностей существуют следующие ограничения:
- Минимальная длительность смены - 2 часа
- Нельзя создавать смены с разрывами во времени
- Для ночных ролей нельзя создавать дневные смены
- Для дневных ролей нельзя создавать ночные смены
- Время начала и окончания смены должно быть кратно 30 минутам
- Нельзя создавать смены длительностью более 16 часов
Для создания нового окна найдите в разделе окон возможностей кнопку “Создать окно возможностей” и нажмите ее.
После этого вам предложат создать либо разовый выход, либо период выходов.
Создание разового окна
Для создания заявки на разовый выход выберите раздел “Разовый выход” и заполните необходимые поля в заявке. После заполнения полей кнопка “Сохранить” станет активной, и ее можно будет нажать для публикации своей заявки.
- Место - Торговая точка на которую требуются сотрудники.
- Компания-партнер - Компания аутсорсинг для которой будет видна эта заявка (если вам требуются сотрудники из определенной компании)
- Основная роль - роль на которую требуются сотрудники (например Кассир или Сборщик и т.д.)
- Исполнитель - поле доступно если выбрана компания-партнер (используйте для случаев если вам требуется определенный сотрудник из выбранной компании аутсорсинга)
- Начало периода - дата и время начала выхода
- Окончание периода - дата и время окончания выхода
- Количество исполнителей - сколько сотрудников требуется для работы в выбранный период
- Тип занятости
Если одновременно выбрать оба варианта (Штат и Аутсорсинг) тогда заявка на Окно возможностей сначала отобразится для штатных сотрудников, а через 30 минут станет видна компаниям аутсорсинга
- Комментарии - поле для дополнительных сведений и пожеланий
Просмотр и редактирование заявок разового выхода
После создания заявки на окно возможностей откроется раздел “Окна возможностей”, где можно будет увидеть созданную заявку. Тут отобразятся основные параметры заявки, а также наличие и количество откликов.
Также можно узнать, является ли выход экстренным или нет. Экстренным выходом считается выход, до начала которого осталось менее 24 часов.
При необходимости вы можете удалить или отредактировать уже созданную заявку. Для удаления нажмите на красную иконку корзины, для редактирования - на синюю иконку карандаша.
При нажатии на кнопку редактирования вам откроется раздел изменения окна возможностей. В отличии от раздела создания окна, в нем для редактирования доступно только поле “Количество исполнителей”.
После изменения значения появятся кнопки сохранения и отмены. Для подтверждения изменения нажмите кнопку “Сохранить”.
Изменения отразятся в карточке окна возможностей.
Штатные сотрудники могут откликаться по окнам возможностей только в мобильном приложении.
Создание периода выхода
Для создания заявки на период выберите раздел “Период” и заполните необходимые поля в заявке. После заполнения полей кнопка “Сохранить” станет активной, и ее можно будет нажать для публикации своей заявки.
- Место - Торговая точка на которую требуются сотрудники
- Компания-партнер - Компания аутсорсинг для которой будет видна эта заявка (если вам требуются сотрудники из определенной компании
- Основная роль - роль на которую требуются сотрудники (например Кассир или Сборщик и т.д.)
- Исполнитель - поле доступно если выбрана компания-партнер (используйте для случаев если вам требуется определенный сотрудник из выбранной компании аутсорсинга)
- Тип занятости:
- Штат, ГПХ - если для закрытия заявки требуются штатные сотрудники компании
- Аутсорсинг - если для закрытия заявки планируется привлекать сотрудников аутсорсинга
Если одновременно выбрать оба варианта (Штат и Аутсорсинг) тогда заявка на Окно возможностей сначала отобразится для штатных сотрудников, а через 30 минут станет видна компаниям аутсорсинга
В разделе Периоды заполните:
- Даты начала и окончания периода
- Время начала и окончания выхода
(Например если выбрать период с 01 по 10 число и указать время с 09:00 до 18:00 значит нам требуется сотрудник для работы с 09:00 до 18:00 на каждый день с 01 по 10 число)
- Количество исполнителей - сколько сотрудников требуются для работы в выбранный период
Если в заявке необходимо указать несколько периодов, то нажмите на иконку плюса для добавления и редактирования нового периода. Если был добавлен лишний период, то нажмите на иконку корзины для его удаления.
Просмотр и редактирование заявок периодов выхода
После создания заявки на период откроется раздел “Окна возможностей”, в котором будут созданы и отражены заявки на каждый день из созданного периода. Тут отражаются основные параметры заявок, а также наличие и количество откликов.
Для удобства восприятия заявок, которые были созданы по периодам, их можно сгруппировать. Для этого включите опцию “Группировать периоды”. После этого все заявки будут собраны в периоды, в которых они были созданы, и будут распределены по разделам.
Чтобы посмотреть все заявки в разделе, раскройте его нажатием на иконку стрелки в правой части раздела. Чтобы свернуть раздел, вновь нажмите на эту иконку.
При необходимости вы можете удалить все заявки из периода целиком. Для этого нажмите на красную иконку корзины в правой части раздела периода.
Редактирование и удаление отдельных заявок в самом периоде осуществляется также, как и с заявками на разовый выход.
Просмотр заявок в резерве
Резервом называют заявку, которую кто-то временно зарезервировал на себя, но еще не назначил на нее исполнителей.
Если компания аутсорсинга взяла заявку на окно возможностей в резерв, такая заявка пропадает из списка активных заявок и перемещается в раздел “Резерв”.
В данном разделе можно ознакомится со списком заявок в резерве компаний аутсорсинга, а также посмотреть какая именно компания зарезервировала заявку и срок окончания резерва (на текущий момент срок резерва устанавливается автоматически и составляет 2 часа). Если компания аутсорсинга откажется от резерва или ничего не сделает в течение двух часов, заявка автоматически вернется в раздел активные.
Фильтрация окон возможностей
В разделе “Окна возможностей” можно скрыть отображение ненужных окон с помощью фильтров.
Заявки можно отфильтровать по дате. Для этого нужно ввести дату начала и конца диапазона или можно воспользоваться календарем, который открывается при нажатии на иконку календаря. Первым нажатием на число в календаре выбирается начало диапазона, вторым нажатием - его конец.
После ввода диапазона дат отразятся только те окна, которые соответствуют этому диапазону.
Также есть возможность настроить фильтр по дополнительным параметрам. Для настройки фильтра нажмите на синюю иконку воронки.
После нажатия откроется раздел настройки фильтра. В нем можно задать как один, так и сразу несколько параметров, по которым нужно отфильтровать список заявок. После того как все необходимые параметры были заданы, нажмите на кнопку “Применить”.
После применения фильтра откроется список заявок, которые уже соответствуют выбранным критериям.
Чтобы убрать фильтр, перейдите в раздел настройки фильтра нажатием на иконку воронки, удалите все критерии и примените изменения.
Отчет по окнам возможностей
Для формирования отчета по окнам возможностей найдите в левой панели раздел “Отчет по окнам возможностей” и перейдите в него.
После перехода откроется окно с настройками фильтра запросов по окнам для отчета. Если не указаны фильтры, то в отчете отобразятся все заявки. Задайте подходящие вам критерии и нажмите на кнопку “Скачать отчет”.
После нажатия начнется формирование отчета, а в правом верхнем углу появится уведомление. Формирование занимает 1 - 2 минуты. Во время формирования отчета вы можете продолжать работать с графиком
Когда отчет будет сформирован, он автоматически загрузится через браузер, а в правом верхнем углу появится соответствующее уведомление.
Отчет может включать как активные, так и закрытые заявки, что позволяет отслеживать полную историю окон возможностей.
Структура выгружаемого Excel-отчета содержит следующие колонки:
- Статус (Открытые, Закрытые, Закрытые без откликов, Удалены пользователем)
- Аутсорсинговая компания
- Дата создания окна
- Дата выхода исполнителя
- Роль
- Группа
- Помощник розницы
- Автор заявки
- ТТ (торговая точка)
- Город
- Кол-во исполнителей
- ФИО исполнителя
- Время начала смены по плану
- Время начала смены по факту
- Время окончания смены по плану
- Время окончания смены по факту
- План, кол-во ч
- Факт, кол-во ч
- Процент закрытия, ч
- Процент закрытия, кол-во
- Кол-во собранных строк
Инструкция по работе с окнами возможностей для менеджеров аутсорсинга
Перейдите по адресу https://ally.vkusvill.ru/calendar
Перед началом работы с окнами возможностей нужно открыть необходимое место работы в графике. Также отображение окон зависит от выбранного в графике месяца.
Для начала работы с окнами найдите в левой панели раздел “Окна возможностей” и перейдите в него.
Просмотр окон возможностей
Все открытые заявки и их параметры находятся в разделе “Активные”. Окна показываются в соответствие с датами, открытыми в календаре. Здесь так же можно посмотреть на общие заявки без привязки к компании если использовать фильтры.
Окна возможностей привязаны к ТТ, на которую они создаются. Точка, в свою очередь, привязана к региону/городу присутствия - Москва, Санкт-Петербург и так далее.
Менеджер должен оказывать услугу в Московской области для того, чтобы увидеть Окна, созданные по ТТ, находящимся в Московской области. Если у него в карточке указан только "Санкт-Петербург", то он их не увидит.
Если в карточке указана только "Москва", то ТТ в Московской области также менеджер не увидит, они должны выбираться отдельно. Для 1С это разные регионы.
Во всех карточках с ролью "Менеджер аутсорсинга" должны быть выбраны регионы Москва и Московская область по отдельности. Тогда вы будете видеть все Окна, созданные по данному региону, все Окна будут доступны для откликов.
Группирование окон по периодам
Для удобства восприятия заявок, которые были созданы по периодам, их можно сгруппировать. Такая группировка упрощает поиск и работу с заявками. Для группировки заявок включите опцию “Группировать периоды”. После этого все заявки будут собраны в периоды, в которых они были созданы, и будут распределены по разделам.
Чтобы посмотреть все заявки в разделе, раскройте его нажатием на иконку стрелки в правой части раздела. Чтобы свернуть раздел, вновь нажмите на эту иконку.
Работа с заявками
Назначение сотрудников на окно возможностей
Чтобы назначить сотрудника на открытое окно возможностей, нажмите стрелку в правой верхней части карточки заявки.
После нажатия появится строка, в которой необходимо указать имя исполнителя. При нажатии на строку раскроется список доступных сотрудников. Выберите одного или нескольких сотрудников (в зависимости от количества требуемых исполнителей в заявке).
После выбора сотрудника Нажмите "Сохранить". После сохранения в графике будут созданы соответствующие выходы, а помощник розницы сможет в своем интерфейсе ознакомиться с откликами на созданные им окна возможностей. Если заявка была закрыта частично, она останется в списке активных для донабора оставшихся исполнителей.
Назначение сотрудников на период окон возможностей
Также можно сразу назначить сотрудника на все окна возможностей в периоде. Для этого сгруппируйте заявки функцией “Группировать периоды” и раскройте выбранный период. После раскрытия также появится строка для имени исполнителя. После выбора сотрудника он будет назначен на все заявки в периоде.
Удаление окон возможностей
При необходимости вы можете удалить ненужные заявки из списка. Для удаления нажмите на красную иконку крестика и появившуюся в нижней части экрана кнопку “Сохранить”.
После этого выбранная заявка больше не будет вам показываться и исчезнет из списка.
Удаление созданной смены
Чтобы удалить уже созданную смену нужно выйти из панели Окон и нажать "Опубликовать" чтобы смена удалилась. Если смена из графика удаляется, окно возвращается в статус "Активных" автоматически.
Работа с резервом
Существует возможность временно зарезервировать заявку на себя, но еще не назначить на нее исполнителей. Такая заявка пропадает из списка активных заявок и перемещается в раздел "Резерв".
В данном разделе можно ознакомиться со списком заявок которые были взяты вами в резерв.
Срок резерва устанавливается автоматически и составляет 2 часа. Если компания аутсорсинга откажется от резерва или ничего не сделает в течение двух часов, заявка автоматически вернется в раздел "Активные". Заявку, которая уже была в резерве, нельзя взять повторно в резерв тому же менеджеру, который раньше ее брал.
Для просмотра зарезервированных заявок нажмите на раздел “Резерв” в верхней части экрана.
Резервирование окна возможностей
Чтобы зарезервировать заявку на себя, нужно раскрыть карточку заявки и нажать на переключатель “Резерв”. В нижней части экрана появится кнопка “Сохранить”. После нажатия на нее заявка перейдет в раздел “Резерв”.
Резервирование периода окон возможностей
Также можно зарезервировать сразу все окна возможностей в одном периоде. Для этого сгруппируйте заявки функцией “Группировать периоды” и раскройте выбранный период. После раскрытия под строкой назначения сотрудника появится слайдер “Резерв”.
Резервирование экстренного выхода
Заявки, которые помечены как “Экстренный выход”, нельзя взять в резерв. Экстренным выходом считается выход, до начала которого осталось менее 24 часов.
Фильтрация окон возможностей
В разделе “Окна возможностей” можно скрыть отображение ненужных окон с помощью фильтра по параметрам. Для настройки фильтра нажмите на синюю иконку воронки.
После нажатия откроется раздел настройки фильтра. В нем можно задать как один, так и сразу несколько параметров, по которым нужно отфильтровать список заявок. После того как все необходимые параметры были заданы, нажмите на кнопку “Применить”.
После применения фильтра откроется список заявок, которые уже соответствуют выбранным критериям.
Чтобы убрать фильтр, перейдите в раздел настройки фильтра нажатием на иконку воронки, удалите все критерии и примените изменения.
Статистика и отчетность
Есть возможность сформировать отчет в котором будут видны заявки созданные на вашу компанию и те, на которые вы ранее откликались.
Для формирования отчета по окнам возможностей найдите в левой панели раздел “Отчет по окнам возможностей” и перейдите в него.
После перехода откроется окно с настройками фильтра запросов по окнам для отчета. Если не указаны фильтры, то в отчете отобразятся все заявки. Задайте подходящие вам критерии и нажмите на кнопку “Скачать отчет”.
После нажатия начнется формирование отчета, по окончании которого в правом верхнем углу появится уведомление. Формирование занимает 1 - 2 минуты. Во время формирования отчета вы можете продолжать работать с графиком.
Когда отчет будет сформирован, он автоматически загрузится через браузер, а в правом верхнем углу появится соответствующее уведомление.
Отчет может включать как активные, так и закрытые заявки, что позволяет отслеживать полную историю окон возможностей.
Структура выгружаемого Excel-отчета содержит следующие колонки:
- Статус (Открытые, Закрытые, Закрытые без откликов, Удалены пользователем)
- Аутсорсинговая компания
- Дата создания окна
- Дата выхода исполнителя
- Роль
- Группа
- Помощник розницы
- Автор заявки
- ТТ (торговая точка)
- Город
- Кол-во исполнителей
- ФИО исполнителя
- Время начала смены по плану
- Время начала смены по факту
- Время окончания смены по плану
- Время окончания смены по факту
- План, кол-во ч
- Факт, кол-во ч
- Процент закрытия, ч
- Процент закрытия, кол-во
- Кол-во собранных строк
Инструкция по работе с окнами возможностей для кураторов менеджеров аутсорсинга
Перейдите по адресу https://ally.vkusvill.ru/calendar
Перед началом работы с окнами возможностей нужно открыть необходимое место работы в графике. Также отображение окон зависит от выбранного в графике месяца.
Для начала работы с окнами найдите в левой панели раздел “Окна возможностей” и перейдите в него.
Просмотр окон возможностей
Все открытые заявки и их параметры находятся в разделе “Активные”. Здесь так же можно посмотреть на общие заявки без привязки к компании если использовать фильтры.
Окна возможностей привязаны к ТТ, на которую они создаются. Точка, в свою очередь, привязана к региону/городу присутствия - Москва, Санкт-Петербург и так далее.
Менеджер должен оказывать услугу в Московской области для того, чтобы увидеть Окна, созданные по ТТ, находящимся в Московской области. Если у него в карточке указан только "Санкт-Петербург", то он их не увидит.
Если в карточке указана только "Москва", то ТТ в Московской области также менеджер не увидит, они должны выбираться отдельно. Для 1С это разные регионы.
Во всех карточках с ролью "Менеджер аутсорсинга" должны быть выбраны регионы Москва и Московская область по отдельности. Тогда вы будете видеть все Окна, созданные по данному региону, все Окна будут доступны для откликов.
Группирование окон по периодам
Для удобства восприятия заявок, которые были созданы по периодам, их можно сгруппировать. Такая группировка упрощает поиск и работу с заявками. Для группировки заявок включите опцию “Группировать периоды”. После этого все заявки будут собраны в периоды, в которых они были созданы, и будут распределены по разделам.
Чтобы посмотреть все заявки в разделе, раскройте его нажатием на иконку стрелки в правой части раздела. Чтобы свернуть раздел, вновь нажмите на эту иконку.
Работа с заявками
Назначение сотрудников на окно возможностей
Чтобы назначить сотрудника на открытое окно возможностей, нажмите стрелку в правой верхней части карточки заявки.
После нажатия появится строка, в которой необходимо указать имя исполнителя. При нажатии на строку раскроется список доступных сотрудников. Выберите одного или нескольких сотрудников (в зависимости от количества требуемых исполнителей в заявке).
После выбора сотрудника Нажмите "Сохранить". После сохранения в графике будут созданы соответствующие выходы, а помощник розницы сможет в своем интерфейсе ознакомиться с откликами на созданные им окна возможностей. Если заявка была закрыта частично, она останется в списке активных для донабора оставшихся исполнителей.
Назначение сотрудников на период окон возможностей
Также можно сразу назначить сотрудника на все окна возможностей в периоде. Для этого сгруппируйте заявки функцией “Группировать периоды” и раскройте выбранный период. После раскрытия также появится строка для имени исполнителя. После выбора сотрудника он будет назначен на все заявки в периоде.
Удаление окон возможностей
При необходимости вы можете удалить ненужные заявки из списка. Для удаления нажмите на красную иконку крестика и появившуюся в нижней части экрана кнопку “Сохранить”.
После этого выбранная заявка больше не будет вам показываться и исчезнет из списка.
Удаление созданной смены
Чтобы удалить уже созданную смену нужно выйти из панели Окон и нажать "Опубликовать" чтобы смена удалилась. Если смена из графика удаляется, окно возвращается в статус "Активных" автоматически.
Работа с резервом
Существует возможность временно зарезервировать заявку на себя, но еще не назначить на нее исполнителей. Такая заявка пропадает из списка активных заявок и перемещается в раздел "Резерв".
В данном разделе можно ознакомиться со списком заявок в резерве у компаний аутсорсинга, посмотреть, какая именно компания зарезервировала заявку, а также срок окончания резерва.
Срок резерва устанавливается автоматически и составляет 2 часа. Если компания аутсорсинга откажется от резерва или ничего не сделает в течение двух часов, заявка автоматически вернется в раздел "Активные". Заявку, которая уже была в резерве, нельзя взять повторно в резерв тому же менеджеру, который раньше ее брал.
Для просмотра зарезервированных заявок нажмите на раздел “Резерв” в верхней части экрана.
Резервирование окна возможностей
Чтобы зарезервировать заявку на себя, нужно раскрыть карточку заявки и нажать на переключатель “Резерв”. В нижней части экрана появится кнопка “Сохранить”. После нажатия на нее заявка перейдет в раздел “Резерв”.
Резервирование периода окон возможностей
Также можно зарезервировать сразу все окна возможностей в одном периоде. Для этого сгруппируйте заявки функцией “Группировать периоды” и раскройте выбранный период. После раскрытия под строкой назначения сотрудника появится слайдер “Резерв”.
Резервирование экстренного выхода
Заявки, которые помечены как “Экстренный выход”, нельзя взять в резерв. Экстренным выходом считается выход, до начала которого осталось менее 24 часов.
Фильтрация окон возможностей
В разделе “Окна возможностей” можно скрыть отображение ненужных окон с помощью фильтра по параметрам. Для настройки фильтра нажмите на синюю иконку воронки.
После нажатия откроется раздел настройки фильтра. В нем можно задать как один, так и сразу несколько параметров, по которым нужно отфильтровать список заявок. После того как все необходимые параметры были заданы, нажмите на кнопку “Применить”.
После применения фильтра откроется список заявок, которые уже соответствуют выбранным критериям.
Чтобы убрать фильтр, перейдите в раздел настройки фильтра нажатием на иконку воронки, удалите все критерии и примените изменения.
Статистика и отчетность
Для формирования отчета по окнам возможностей найдите в левой панели раздел “Отчет по окнам возможностей” и перейдите в него.
После перехода откроется окно с настройками фильтра запросов по окнам для отчета. Если не указаны фильтры, то в отчете отобразятся все заявки. Задайте подходящие вам критерии и нажмите на кнопку “Скачать отчет”.
После нажатия начнется формирование отчета, по окончании которого в правом верхнем углу появится уведомление. Формирование занимает 1 - 2 минуты. Во время формирования отчета вы можете продолжать работать с графиком.
Когда отчет будет сформирован, он автоматически загрузится через браузер, а в правом верхнем углу появится соответствующее уведомление.
Отчет может включать как активные, так и закрытые заявки, что позволяет отслеживать полную историю окон возможностей.
Структура выгружаемого Excel-отчета содержит следующие колонки:
- Статус (Открытые, Закрытые, Закрытые без откликов, Удалены пользователем)
- Аутсорсинговая компания
- Дата создания окна
- Дата выхода исполнителя
- Роль
- Группа
- Помощник розницы
- Автор заявки
- ТТ (торговая точка)
- Город
- Кол-во исполнителей
- ФИО исполнителя
- Время начала смены по плану
- Время начала смены по факту
- Время окончания смены по плану
- Время окончания смены по факту
- План, кол-во ч
- Факт, кол-во ч
- Процент закрытия, ч
- Процент закрытия, кол-во
- Кол-во собранных строк
Доступные роли
| Роль | Регион |
|---|---|
| Бариста | Москва и МО |
| Грузчик | Регионы |
| Грузчик-переборщик | Москва и МО, Регионы |
| Дневной грузчик | Москва и МО |
| Дневной продавец | Москва и МО |
| Дневной сборщик | Москва и МО |
| Кассир | Москва и МО, Регионы |
| Мобильный грузчик | Регионы |
| Мобильный кассир | Регионы |
| Мясник | Регионы |
| Мясник-рыбник | Москва и МО |
| Ночной грузчик | Москва и МО |
| Ночной продавец | Москва и МО |
| Ночной сборщик | Москва и МО |
| Охранник | Москва и МО, Регионы |
| Пекарь | Москва и МО, Регионы |
| Повар | Москва и МО, Регионы |
| Повар ТР | Москва и МО |
| Подсобный рабочий | Регионы |
| Помощник пекаря | Москва и МО, Регионы |
| Помощник повара | Москва и МО, Регионы |
| Помощник мясника | Регионы |
| Продавец | Регионы |
| Продавец зоны кафе | Регионы |
| Сборщик | Регионы |
| Сборщик (построчно) | Москва и МО, Регионы |
| Уборщица | Москва и МО, Регионы |
| Уборщица Даркстор | Регионы |