Работа с персоналом
- Профиль сотрудника
- Добавление сотрудника в график
- Отображение стажеров
- Прикрепление наставника
- Прикрепление помощника
- Запросы на отгул
- Увольнение сотрудников
- Медицинская книжка
- Просмотр заработной платы
- Журналы строгой отчетности
Профиль сотрудника
Профиль сотрудника предоставляет доступ к ключевой информации о сотруднике, позволяет формировать необходимые документы и управлять его статусами в системе.
Открытие профиля сотрудника
Для перехода в профиль сотрудника нажмите на его имя в списке сотрудников на графике торговой точки.
После нажатия в левой части экрана откроется раздел «Настройка пользователя», который представляет собой профиль сотрудника. Профиль состоит из двух вкладок: «Об исполнителе» и «Настройки».
Вкладка «Об исполнителе» содержит:
-
ФИО сотрудника
-
Кнопка полного копирования ФИО в буфер обмена
-
Дату рождения и пол
-
Кнопку для формирования отчета по зарплате с возможностью выбора периода
-
Информацию об ЭДО, дате начала работы и доступных днях отпуска
-
Кнопки для формирования следующих документов:
-
бейдж исполнителя
-
акт о нарушении должностной инструкции
-
акт об опьянении
-
акт о непредоставлении письменного объяснения
-
акт об отказе от ознакомления
-
служебная записка
-
-
Поле выбора учреждения для медосмотра и кнопка формирования направления на медосмотр
Вкладка «Настройки» содержит:
-
Основную роль сотрудника
-
Переключатель статуса «Стажёр» и «Наставник»
-
Список мест работы сотрудника
-
Назначенного помощника
-
Наставника или переключатель статуса «Без наставника»
-
Место работы, используемое для сортировки
-
Должность
-
Тип занятости
-
Дату последнего медосмотра и кнопку для ее указания
-
Номер телефона
-
Переключатель статусов:
-
«Активный»
-
«Имеет право увольнять других исполнителей»
-
«Заявка на увольнение»
Добавление сотрудника в график
Для управления рабочим графиком сотрудник должен быть добавлен в график вашей торговой точки. Для добавления сотрудника в график нажмите кнопку «Добавить в график» на левой панели.
В открывшемся окне укажите торговую точку и выберите сотрудника, которого необходимо добавить. Поиск сотрудника возможен по ФИО, основной роли, персональному коду или названию компании-аутсорсинга.
При необходимости можно выбрать сразу нескольких сотрудников, установив флажки напротив соответствующих имен в списке.
После выбора торговой точки и сотрудников нажмите кнопку «Добавить» в нижней части панели.
После добавления сотрудник отобразится в графике выбранной торговой точки.
Отображение стажеров
Добавление в график стажера
Если вы добавляете в график торговой точки сотрудника, который является стажером, необходимо вручную установить для него статус "Стажер" в разделе "Настройки" его профиля.
В графике торговой точки стажеры обозначаются специальной иконкой.
Планирование выходов стажеру
При планировании выхода для стажера укажите статус "Стажер" в карточке выхода
Окончание стажировки сотрудника
По завершении стажировки необходимо вручную снять статус "Стажер" в профиле сотрудника.
Прикрепление наставника
Получение статуса “Наставник”
Статус "Наставник" присваивается сотруднику после завершения соответствующего обучения в системе iSpring. После прохождения обучения в разделе «Настройки» профиля сотрудника автоматически устанавливается статус «Наставник».
Если сотрудник завершил обучение, но статус "Наставник" не отображается, обратитесь в службу поддержки через ТехБот - Горячка - Обучение.
Как назначить стажеру наставника?
Чтобы прикрепить наставника к стажеру, откройте профиль стажёра, найдите поле "Наставник" и выберите нужного сотрудника из выпадающего списка. Если нужного наставника не удается найти, убедитесь, что среди его торговых точек наставника есть торговая точка, за которой закреплён стажёр.
После выбора наставника нажмите кнопку «Применить» в нижней части панели.
История изменений поля "Наставник" сохраняется в системе.
По завершении стажировки необходимо снять статус "Стажер" с сотрудника и удалить соответствующий статус при планировании выходов.
Отображение наставника в выходах стажера
При корректном планировании смена стажёра в графике отображается зелёным цветом, а наставник будет виден в описании выхода.
Если роль стажера и наставника различаются, роль наставника в описании выхода будет выделена красным шрифтом.
Назначение наставника
Сотрудники с ролями Помощник розницы, Помощник сервиса, Тренер-наставник, Лидер даркстора могут прикреплять к стажеру наставника с любыми ролями.
Например: Для стажера кассира - поставить наставника в роли продавец-консультант.
Старшие продавцы и кассиры-комплектовщики могут прикреплять к стажеру наставника только в такой же должности. Например: Для стажера кассира можно поставить только наставника с должностью кассир, для кассира-комплектовщика наставника с должностью кассир-комплектовщик.
Сотрудники с ролями Помощник розницы, Помощник сервиса, Тренер-наставник, Лидер даркстора могут прикреплять наставника для самозанятых (Только аутсорс Самокарт).
Сотрудники аутсорса, которые прикреплены к контрагенту “АО Самокарт” видят поле “Наставники” в режиме “Только чтение”.
Ограничения при назначении наставника
- Наставник должен быть добавлен в график в той же ТТ и в те же дни, что и стажер.
- В магазине в один день у наставника может быть запланировано не более одного стажера.
- В дарксторе в один день у наставника может быть запланировано не более трех стажеров.
Если при планировании превышено допустимое количество стажёров на одного наставника, выход стажёра в графике будет подсвечен красным, а в комментариях указана причина.
Статус “Без наставника”
Сотрудники с ролью "Помощник розницы" могут установить новому сотруднику статус "Без наставника". В этом случае назначение наставника станет недоступно.
Прикрепление помощника
Чтобы назначить помощника сотруднику, откройте профиль сотрудника, найдите поле "Помощник" в разделе “Настройки” и выберите нужного сотрудника из выпадающего списка.
После выбора помощника нажмите зеленую кнопку «Применить» внизу панели.
История изменений поля "Помощник" сохраняется в системе.
Изменять помощников могут сотрудники со следующими ролями:
- Помощник розницы
- Помощник сервиса
- Помощник развития
- Лидер даркстора
- Территориальный управляющий
- Старший продавец
- Старший кассир-комплектовщик
В качестве помощников могут назначаться следующие роли:
- Помощник розницы
- Помощник сервиса
- Лидер даркстора
Запросы на отгул
В данный момент этот функционал не используется
Увольнение сотрудников
Создание заявки на увольнение
В Ally вы можете создавать заявки на увольнение сотрудников. Для этого откройте настройки профиля сотрудника и включите переключатель "Заявка на увольнение" в конце раздела “Настройки”.
После включения переключателя откроется дополнительная секция настроек.
Выберите основную причину увольнения из списка. Также можно указать до двух дополнительных причин для уточнения ситуации.
После заполнения заявки нажмите кнопку «Применить» в нижней части панели.
Когда заявка будет создана, рядом с ФИО сотрудника в списке сотрудников появится иконка, обозначающая запланированное увольнение.
После даты увольнения планирование сотрудника невозможно. При попытке планирования, в правой нижней части экрана появится соответствующее предупреждение.
Удаление заявки на увольнение
Для удаления заявки на увольнение вновь нажмите на переключатель “Заявка на увольнение” и нажмите кнопку “Применить”.
Раздача права на создание заявки
Право на создание заявок предоставлено помощникам. При необходимости помощник может делегировать это право включением переключателя “Имеет право увольнять других исполнителей” в профиле у старшего сотрудника.
Медицинская книжка
В Ally можно отслеживать срок действия медицинской книжки сотрудника. Для этого в профиле сотрудника, в разделе «Настройки», укажите дату последнего медосмотра в поле «Дата последнего медосмотра».
После истечения срока действия последнего медосмотра планирование сотрудника запрещено. При попытке планирования, в правой нижней части экрана появится соответствующее предупреждение.
По вторникам помощникам розницы приходят уведомления на почту с напоминанием о заканчивающихся медицинских книжках сотрудников.
Просмотр заработной платы
В Ally старшие сотрудники могут отслеживать заработную плату сотрудника за выбранный период. Для просмотра данных откройте профиль сотрудника и найдите пункт «Зарплата» в разделе “Об исполнителе”.
В разделе укажите нужный период и нажмите на красную иконку «Монеты».
Отчет сформируется и автоматически загрузится через браузер.
В отчете представлена информация о заработной плате за указанный период.
Журналы строгой отчетности
В Ally можно отслеживать срок действия подписей в разных журналах. Например, по пожарной безопасности или охране труда.
Указывать даты могут только сотрудники с ролями «Старший продавец» и «Помощник розницы».
Чтобы указать дату подписи, откройте профиль сотрудника, перейдите в раздел «Настройки» и введите даты в соответствующие поля.
Набор журналов зависит от типа сотрудника: штатный или аутсорс.
Для штатных сотрудников нужно заполнить:
- журнал по пожарной и электробезопасности (обновляется раз в год),
- журнал по охране труда на рабочем месте и антитеррору (обновляется раз в полгода).
Для аутсорса:
- журнал по охране труда,
- журнал по пожарной безопасности.
Если даты подписи не указаны или просрочены, вы сможете создать только один выход сотруднику. Дальнейшее планирование будет недоступно.
При попытке создать следующий выход появится предупреждение в правом нижнем углу экрана.
К каждому журналу прикреплена памятка по его заполнению. Нажмите кнопку «Инструкции» под полем ввода даты, чтобы открыть её.
После этого откроется новая страница с порядком заполнения выбранного журнала.