Раздел "Окна возможностей"

Инструмент "Окна возможностей"

Назначение окон

Окно возможности - это заявка на сотрудника по определенной роли, дате и времени.

Функциональность "Окон возможностей" включает в себя возможности по:

Для начала работы с окнами найдите в левой панели раздел “Окна возможностей” и перейдите в него.

1.png

Просмотр окон возможностей

Откроется раздел “Окна возможностей”, где можно будет увидеть заявки на окна. Тут отобразятся основные параметры заявки, а также наличие и количество откликов.

5.png

Также можно узнать, является ли выход экстренным или нет. Экстренным выходом считается выход, до начала которого осталось менее 24 часов.

6.png

Резервом называют заявку, которую кто-то временно зарезервировал на себя, но еще не назначил на нее исполнителей.

Если компания аутсорсинга взяла заявку на окно возможностей в резерв, такая заявка пропадает из списка активных заявок и перемещается в раздел “Резерв”.

В данном разделе можно ознакомится со списком заявок в резерве компаний аутсорсинга, а также посмотреть какая именно компания зарезервировала заявку и срок окончания резерва (на текущий момент срок резерва устанавливается автоматически и составляет 2 часа). Если компания аутсорсинга откажется от резерва или ничего не сделает в течение двух часов, заявка автоматически вернется в раздел активные.

7.png

Для удобства восприятия заявок, которые были созданы по периодам, их можно сгруппировать. Для этого включите опцию “Группировать периоды”. После этого все заявки будут собраны в периоды, в которых они были созданы, и будут распределены по разделам.

8.png

Чтобы посмотреть все заявки в периоде, раскройте его нажатием на иконку стрелки в правой части раздела. Чтобы свернуть раздел, вновь нажмите на эту иконку.

9.png

В разделе “Окна возможностей” можно скрыть отображение ненужных окон с помощью фильтров по датам и параметрам.

Для фильтрации по дате, нужно ввести дату начала и конца диапазона или можно воспользоваться календарем, который открывается при нажатии на иконку календаря. Первым нажатием на число в календаре выбирается начало диапазона, вторым нажатием - его конец. После ввода диапазона дат отразятся только те окна, которые соответствуют этому диапазону.

12.png

Также есть возможность настроить фильтр по дополнительным параметрам. Для настройки фильтра нажмите на синюю иконку воронки.

11.png

После нажатия откроется раздел настройки фильтра. В нем можно задать как один, так и сразу несколько параметров, по которым нужно отфильтровать список заявок. После того как все необходимые параметры были заданы, нажмите на кнопку “Применить”.

13.png

После применения фильтра откроется список заявок, которые уже соответствуют выбранным критериям. 

Чтобы убрать фильтр, перейдите в раздел настройки фильтра нажатием на иконку воронки, удалите все критерии и примените изменения.

Создание окон возможностей

Для создания нового окна найдите в разделе окон возможностей кнопку “Создать окно возможностей” и нажмите ее.

2.png

После этого вам предложат создать либо разовый выход, либо период выходов.

image.png

Для создания заявки на разовый выход выберите раздел “Разовый выход” и заполните необходимые поля в заявке. После заполнения полей кнопка “Создать окно” станет активной, и ее можно будет нажать для публикации своей заявки.

3.png

Создать окно, полностью совпадающее с уже существующим, нельзя. При попытке будет показано предупреждение о том что вы создаете дубликат.

image.png

Периоды позволяют создавать за раз сразу несколько окон.

Для создания заявки на период выберите раздел “Период” и заполните необходимые поля в заявке. После заполнения полей кнопка “Создать окно” станет активной, и ее можно будет нажать для публикации своей заявки.

4.png

В разделе Периоды заполните:

(Например если выбрать период с 01 по 10 число и указать время с 09:00 до 18:00 значит нам требуется сотрудник для работы с 09:00 до 18:00 на каждый день с 01 по 10 число)


Если в заявке необходимо указать несколько периодов, то нажмите на иконку плюса для добавления и редактирования нового периода. Если был добавлен лишний период, то нажмите на иконку корзины для его удаления.

image.png

Редактирование окон возможностей

При необходимости создатель окна может отредактировать свою заявку. Для этого нажмите на синюю иконку карандаша.

14.png

При нажатии на кнопку редактирования вам откроется раздел изменения окна возможностей. 

Если отклик уже есть, редактируется только количество исполнителей, остальные поля недоступны для изменения.

Если у окна нет отклика, можно редактировать все поля, кроме торговой точки. 

15.png

После изменения значения появятся кнопки сохранения и отмены. Для подтверждения изменения нажмите кнопку “Сохранить окно”.

Удаление окон возможностей

Создатель окна при необходимости может удалить созданную заявку. Для удаления нажмите на красную иконку корзины.

17.png

При нажатии на кнопку удаления, появится подтверждение удаления окна. Нажмите на кнопку "Удалить" если хотите подтвердить свое действие или "Отменить" если передумали.

16.png

У сотрудника аутсорса так же есть возможность удаления окна. Однако эта опция убирает окно из списка только у самого сотрудника аутсорса. Для всех остальных пользователей окно останется, оно не удалиться из системы. Этой функцией можно воспользоваться чтобы скрыть нежелательные окна.

18.png

Отклик на окна возможностей

Когда на окно возможностей назначается сотрудник аутсорсинговой компании, он автоматически добавляется в график вашей торговой точки. Для него создаётся смена на время, указанное в этом окне.

Если у добавленного сотрудника в течение 30 дней не будет активных смен, он автоматически удаляется из графика торговой точки.

Чтобы назначить сотрудника на открытое окно возможностей, сотрудник аутсорса должен нажать на стрелку в правой верхней части карточки заявки. 

19.png

После нажатия появится строка, в которой необходимо указать имя исполнителя. При нажатии на строку раскроется список доступных сотрудников. Выберите одного или нескольких сотрудников (в зависимости от количества требуемых исполнителей в заявке).

20.png

После выбора сотрудника Нажмите "Сохранить". После сохранения в графике будут созданы соответствующие выходы, а помощник розницы сможет в своем интерфейсе ознакомиться с откликами на созданные им окна возможностей. Если заявка была закрыта частично, она останется в списке активных для донабора оставшихся исполнителей.

21.png

Также можно сразу назначить сотрудника на все окна возможностей в периоде. Для этого сгруппируйте заявки функцией “Группировать периоды” и раскройте выбранный период. После раскрытия также появится строка для имени исполнителя. После выбора сотрудника он будет назначен на все заявки в периоде.

Инструмент "Отчет по окнам возможностей"

Для формирования отчета по окнам возможностей найдите в левой панели раздел “Отчет по окнам возможностей” и перейдите в него.

1.png

После перехода откроется окно с настройками фильтра запросов по окнам для отчета. Если не указаны фильтры, то в отчете отобразятся все заявки. Задайте подходящие вам критерии и нажмите на кнопку “Скачать отчет”.

2.png

После нажатия начнется формирование отчета, а в правом верхнем углу появится уведомление. Формирование занимает до 1 минуты. Во время формирования отчета вы можете продолжать работать с графиком.

3.png

 

После формирования, отчет автоматически скачается через ваш браузер.

image.png

 

Сам отчет выгружается в Excel файле и может содержать следующие параметры:

snimok-ekrana-2025-10-24-111607.png