Описание функционала Демо Ally
- Введение
- Вход, выход и восстановление доступа в Ally
- Управление активными сеансами
- Интерфейс Ally
- Настройка параметров сотрудника
- Настройка параметров рабочего места
- Планирование выходов в график
- Добавление выходов
- Удаление выходов
- Редактирование выходов
- Панель публикации и отмены изменений графика
- Раздел "Работа с выходами"
- Инструмент "Добавить выход"
- Инструмент "Роль"
- Инструмент "Тип смены"
- Инструмент "Панель"
- Инструмент "Копировать"
- Инструмент "Удалить"
- Раздел "Работа с персоналом"
- Раздел "Окна возможностей"
- Раздел "Универсальные инструменты"
- Раздел "Авторасписание"
- Панель поиска, фильтрации и сортировки
- Фильтр поиска по ФИО
- Фильтр поиска по роли
- Дополнительные фильтры
- Сортировка списка сотрудников
- Очистка всех фильтров
- Фильтр рабочих мест
- Фильтрация графика по датам
- Панель отображения рабочего места
Введение
Назначение инструкции
Данная инструкция предназначена для пользователей, тестирующих демо-версию веб-приложения Ally - части платформы Ally Soft, разработанной для упрощения управления персоналом, автоматизации составления графиков и снижения административной нагрузки.
Инструкция будет полезна:
- Руководителям и управляющим команд
- Компаниям, рассматривающим внедрение платформы
О платформе Ally
Ally - это цифровая платформа, которая состоит из:
- Веб-приложения - для настройки расписаний, управления сотрудниками и параметрами рабочих мест. Данная инструкция касается этой части платформы.
- Мобильного приложения - для линейных сотрудников и их руководителей (iOS, Android)
Платформа разрабатывается под нужды каждой компании, с возможностью брендинга и глубокой настройки под бизнес-процессы.
Доступные функции в демо-версии
Демо-версия позволяет ознакомиться с базовым функционалом платформы. В нее входят:
- Просмотр списка сотрудников и их статусов
- Управление пользователями (увольнение, восстановление)
- Настройка рабочих мест
- Работа с ролями и графиками
- Добавление и удаление различных типов смен
- Поиск и фильтрация сотрудников
Дополнительный функционал в полной версии
Полная версия платформы предлагает расширенные возможности:
- Автоматизированное составление расписаний с учетом пожеланий сотрудников
- Прогноз загруженности рабочих мест
- Гибкие чек-листы и задачи
- Контроль выхода на смену
- Начисление оплаты по факту выхода
- Интеграции с 1С (ЗУП, ФИН)
- Формирование отчетов
- Окна возможностей для быстрого поиска смен и подработок
- Инструменты контроля качества и KPI
Как пользоваться инструкцией
Инструкция содержит описание всех элементов интерфейса и их функций. Для ознакомления с конкретным инструментом достаточно найти соответствующий раздел.
В каждой статье вы найдёте:
- Краткое описание элементов интерфейса и их функций
- Сопроводительные скриншоты
Если в процессе работы с приложением возникают ошибки или вопросы, обратитесь к администратору, который выдавал вам доступ в приложение.
Вход, выход и восстановление доступа в Ally
Для работы с Ally необходим личный аккаунт. Его создает системный администратор и предоставляет вам логин и пароль для входа в систему.
В случае утраты доступа вы можете восстановить логин и пароль.
После выхода из приложения для повторного входа потребуется снова вводить логин и пароль.
Вход в приложение
Чтобы начать работу, перейдите на сайт demo.ally.software. На экране отобразится окно входа в приложение, в котором доступны два способа авторизации:
- по логину и паролю;
- по коду через мобильное приложение «Работа со вкусом».
Вход по логину и паролю
Выберите вкладку «По паролю». В соответствующих полях укажите выданные логин и пароль, затем нажмите кнопку «Войти».
Если вход не удался, проверьте корректность введенных данных. В случае ошибки, исправьте ее и повторите попытку. Если выполнить вход не удается, обратитесь к системному администратору.
Вход по коду через приложение
Убедитесь, что на вашем телефоне установлено приложение «Работа со вкусом». Перейдите во вкладку «По коду», введите номер телефона и нажмите кнопку «Отправить Push-уведомление».
Если вход не выполнен, возможно, ваш номер телефона не подтвержден в системе. В этом случае обратитесь к администратору приложения.
Восстановление доступа
Если логин и/или пароль утрачены, вы можете восстановить доступ с помощью номера телефона или электронной почты, прикрепленных к вашему аккаунту. Убедитесь, что эти данные зарегистрированы через системного администратора, в противном случае восстановить доступ не получится.
Восстановление по номеру телефона
В окне входа нажмите кнопку «Восстановить доступы по SMS».
Откроется форма восстановления. Введите свой номер телефона и нажмите кнопку «Отправить SMS-код».
Если указанный номер зарегистрирован в системе, то на него будет отправлено SMS с новым логином и паролем. Используйте их для входа в приложение.
Восстановление по электронной почте
В окне входа нажмите кнопку «Восстановить доступы по Email».
Откроется форма восстановления. Введите адрес электронной почты и нажмите кнопку «Отправить доступы по Email».
Если указанный адрес электронной почты зарегистрирован в системе, то на него придет письмо с новым логином и паролем. Используйте их для входа в приложение.
Выход из аккаунта
Для выхода из аккаунта нажмите на значок выхода в левом нижнем углу экрана. После нажатия произойдет немедленный выход из системы.
Управление активными сеансами
В Ally можно просматривать, когда и с каких устройств выполнялся вход в ваш аккаунт, а также при необходимости завершать активные сеансы, чтобы исключить возможность автоматического входа с этих устройств.
Переход в раздел “Активные сеансы”
Для доступа к этой информации нажмите на иконку Ally в верхнем левом углу экрана.
Откроется окно с информацией о текущем пользователе и списком активных сеансов.
Список активных сеансов
В этом разделе отображаются все устройства, с которых возможен автоматический вход в ваш аккаунт. Для каждого сеанса указаны:
- тип браузера,
- IP-адрес устройства,
- время окончания активности.
Сеанс, с которого вы вошли в систему в данный момент, отображается первым и помечен как “Текущий сеанс”.
Закрытие активного сеанса
Чтобы отключить автоматический вход с определенного устройства, нажмите на значок корзины напротив соответствующего сеанса.
После нажатия сеанс будет завершен и удален из списка. В верхней правой части экрана появится сообщение об успешном закрытии.
Интерфейс Ally
После входа в приложение вы увидите основной интерфейс Ally.
Разделы интерфейса
Интерфейс включает шесть основных разделов, через которые осуществляется навигация и работа в системе:
- Панель текущего пользователя
- Левая рабочая панель
- Панель поиска, сортировки и фильтрации
- Панель отображения рабочего места
- Список сотрудников выбранного рабочего места
- График выходов
Панель текущего пользователя
Отображает основную информацию о пользователе, под чьей учетной записью выполнен вход. Через эту панель можно перейти:
- в окно настройки параметров пользователя (см. статью по ссылке);
- к списку активных и завершенных сеансов (см. статью по ссылке).
Левая рабочая панель
Содержит основные инструменты для работы с графиком. В зависимости от контекста, в этом разделе также можно настраивать параметры различных объектов системы, например пользователей. Подробнее об этих инструментах - в главах по ссылкам:
Панель поиска, сортировки и фильтрации
Предназначена для настройки отображения информации в графике: фильтрации сотрудников, сортировки данных и поиска. Подробнее о этих функциях - в главе по ссылке.
Панель рабочего места
Отображает информацию о текущем рабочем месте. Из этого раздела можно перейти в окно его настроек.
Список сотрудников выбранного рабочего места
Содержит сведения о сотрудниках: имена, роли, текущие статусы и количество рабочих часов. Также отсюда можно перейти в окно настройки параметров конкретного сотрудника. Подробнее о настройке параметров пользователей - в статье по ссылке.
График выходов
Позволяет просматривать и редактировать график смен сотрудников, добавлять и удалять выходы. Подробности об управлении графиком доступны в статье по ссылке.
Настройка параметров сотрудника
Профиль сотрудника предоставляет доступ к ключевой информации о сотруднике, позволяет управлять его статусами в системе и формировать различные акты по этому сотруднику.
Переход в профиль сотрудника
Для перехода в профиль сотрудника нажмите на его имя в списке сотрудников на графике рабочего места.
Чтобы открыть свой профиль, нажмите на панель с именем пользователя в верхней левой части экрана.
Настройка профиля сотрудника
После нажатия в левой части экрана откроется раздел “Настройка пользователя”, который представляет собой профиль сотрудника. Профиль состоит из двух вкладок: “Об исполнителе” и “Настройки”.
Вкладка «Об исполнителе» содержит:
- ФИО сотрудника
- Дату рождения и пол
- Кнопка изменения пароля
- Прочая информация о сотруднике
Вкладка «Настройки» содержит:
- Основную роль сотрудника
- Переключатель статуса “Стажёр”
- Список мест работы сотрудника
- Номер телефона
- Дату последнего медосмотра
- Переключатель статусов "Активный"
У разных пользователей может быть разный уровень доступа к настройке этих параметров. Права доступа назначаются администратором приложения.
Панель сохранения и отмены изменений
В нижней части левой панели расположены кнопки "Удалить" и "Сохранить". Она становиться активной при каждом изменении параметров пользователя.
Кнопка "Сохранить" фиксирует изменения параметрах сотрудника.
Кнопка "Удалить" отменяет изменения и закрывает профиль сотрудника.
Формирование актов по сотруднику
В Ally есть возможность формирования различных документов и актов по сотруднику. Для этого раскройте меню из верхней части профиля сотрудника.
Вам откроется список доступных документов. Нажмите на любой интересующий вас документ и он сохраниться на вашем компьютере через ваш браузер.
Документ является шаблоном, который автоматически заполняется данными из приложения.
Настройка параметров рабочего места
Создатель рабочего места может настроить его параметры: задать название, адрес, указать ограничения по ролям сотрудников и определить ставки оплаты.
Для перехода к настройкам откройте раздел "Места". Подробности работы с этим инструментом описаны в отдельной статье по ссылке.
Окно настройки рабочего места включает три вкладки: "Инфо", "Ограничения", "Оплата".
Инфо
Позволяет изменить название и адрес рабочего места, а также выбрать цвет рамки, который будет использоваться при отображении рабочего места в графике.
Ограничения
В этом разделе можно задать ограничения по количеству рабочих часов для различных ролей на каждый день недели. Заполнение необязательно. Добавлять или удалять ограничения можно с помощью кнопок «плюс» и «корзина» справа.
Оплата
Раздел позволяет указать ставку оплаты для каждой роли. Заполнение также необязательно.
Сохранение и удаление изменений
После изменения любых параметров в окне редактирования рабочего места в нижней части окна появляется панель с кнопками «Отменить» и «Сохранить».
- Нажмите «Отменить», чтобы сбросить все изменения, внесённые в текущей сессии.
- Нажмите «Сохранить», чтобы применить изменения.
Планирование выходов в график
Добавление выходов
В Ally вы можете добавлять выходы в график сотрудника как по одному, так и сразу несколько за раз. Вы также можете создавать выходы, на основе уже существующих в графике. Для ускорения процесса используйте инструменты из раздела “Работа с выходами”, которые описаны в главе по ссылке.
Обратите внимание: добавленные выходы необходимо опубликовать. Без публикации они не сохранятся в графике, и сотрудники их не увидят. Публикация описана в статье по ссылке.
Планирование выхода
Чтобы добавить любому сотруднику выход, нажмите на нужный день в его календаре. По умолчанию создается стандартный выход с 09:00 до 18:00, с ролью, соответствующей роли сотрудника, для которого создается выход.
Чтобы быстро просмотреть основную информацию о выходе, наведите на него курсор и подождите появления всплывающей подсказки.
Процесс редактирования выхода описан в статье по ссылке.
Планирование нескольких выходов
Чтобы создать любому сотруднику несколько выходов за один клик, зажмите левую кнопку мыши на первой ячейке и протяните курсор до последней. Выделенные дни окрасятся в зеленый цвет.
Потом отпустите зажатую клавишу. В выделенных днях появятся выходы с параметрами по умолчанию
Копирование существующего выхода
В Ally вы можете скопировать параметры любого выхода и использовать их для создания нового выхода в любом месте графика. Для этого наведите курсор на нужный выход, нажмите правую кнопку мыши и выберите пункт «Копировать» в выпадающем меню.
Затем наведите курсор на нужный день в графике другого сотрудника (или того же) и нажмите на него правой кнопкой мыши. В появившемся меню выберите пункт «Вставить».
В выбранной ячейке появится новый выход с теми же параметрами, что и у скопированного.
Удаление выходов
В Ally вы можете удалять выходы из графика сотрудника. Для ускорения процесса путем удаления нескольких выходов за раз используйте инструмент “Удалить” из раздела “Работа с выходами”, который описан в статье по ссылке.
Обратите внимание: отмеченные на удаление выходы необходимо опубликовать. Без публикации они не исчезнут из графика, и сотрудники продолжат их видеть. Публикация описана в статье по ссылке.
Планирование удаления выхода
Чтобы удалить один выход, щёлкните по его ячейке правой кнопкой мыши и выберите пункт «Удалить» в контекстном меню.
Ячейка выхода, отмеченного для удаления, будет подсвечена красным.
Редактирование выходов
Редактирование выходов в Ally позволяет гибко управлять рабочими графиками. Доступно как редактирование плана дня с возможностью добавления нескольких выходов в один день, так и настройка параметров каждого выхода.
Открытие формы редактирования выхода
Способ открытия формы для редактирования зависит от того, активированы ли инструменты из раздела “Работа с выходами”.
Если инструменты не включены, нажмите на ячейку нужного выхода. В левой панели откроется меню его настроек.
Если инструменты включены, щелкните по ячейке правой кнопкой мыши и выберите пункт «Настройки» в контекстном меню.
Настройка плана дня
Настройка выходов в выбранный день выполняется через форму «Настройка плана» в левой панели. В этой форме отображаются все запланированные выходы сотрудника в этот день, которые можно посмотреть и редактировать.
Нажмите на иконку галочки, чтобы свернуть информацию о текущем выходе.
Кнопка «Добавить выход» добавляет новый выход в план на выбранный день.
Красная кнопка корзины удаляет выход из плана дня. Кнопка активна, если в этот день запланировано более одного выхода.
Нажатие на галочку раскрывает дополнительную информацию о выходе.
Синяя кнопка с иконкой карандаша открывает поля для редактирования данного выхода.
Настройка выхода
Любому выходу можно задать следующие поля:
- Начало выхода - время начала рабочего периода
- Окончание выхода - время окончания рабочего периода
- Тип выхода - категория выхода. Может быть стандартным выходом, болезнью, отгулом, отпуском, тренингом, медосмотром
- Место выхода - локация, где сотрудник будет работать
- Роль выхода - роль сотрудника на этом выходе
- Комментарий - дополнительные заметки по выходу
- Переключатель «Стажер» - отметка о том, что выход предназначен для стажёра
- Переключатель «Экстренный» - отметка экстренного выхода
Панель сохранения и отмены изменений
В нижней части левой панели расположены кнопки «Удалить» и «Сохранить». Она становиться активной при каждом изменении параметров пользователя.
Кнопка «Сохранить» фиксирует изменения в плане дня.
Кнопка «Удалить» помечает все выходы выбранного дня на удаление. Подробнее о процессе удаления выходов из графика в этой статье по ссылке.
Панель публикации и отмены изменений графика
При внесении изменений в график сначала формируется планируемый график. Он не сохраняется в системе и не отображается сотрудникам, пока не будет опубликован.
Для публикации изменений используется панель управления, которая автоматически появляется в левой нижней части экрана при каждом изменении графика.
С помощью этой панели можно:
- опубликовать изменения, чтобы они стали видны сотрудникам;
- отменить последнее действие изменений;
- отменить все изменения, внесенные в текущей сессии.
Публикация изменений
Чтобы сохранить созданные выходы и сделать их видимыми сотрудникам, нажмите кнопку “Опубликовать” в нижней части левой панели. Кнопка будет активна при отсутствии ошибок в планировании.
Отмена всех изменений
Чтобы отменить добавление выхода/нескольких выходов, нажмите красную кнопку с крестиком в нижней части левой панели. Кнопка станет активной после добавления выхода/выходов.
Отмена последнего действия
Чтобы отменить последнее действие с графиком, нажмите кнопку “Отмена” в нижней части левой панели.
Раздел "Работа с выходами"
Инструмент "Добавить выход"
Инструмент “Добавить выход” позволяет создавать новые выходы с заранее заданным временем начала и окончания, а также изменять время уже существующих выходов.
Обратите внимание: добавленные выходы необходимо опубликовать. Без публикации они не сохранятся в графике, и сотрудники их не увидят. Публикация описана в статье по ссылке.
Чтобы включить инструмент, нажмите на кнопку с иконкой плюса в разделе “Работа с выходами”
После нажатия откроются поля для ввода времени начала и конца выхода. Введите нужное время выхода.
Теперь, при нажатии на уже существующий выход, время его начала и окончания изменятся на заданные в предыдущем шаге.
Если нажать на пустую ячейку графика, будет создан новый выход с указанным временем
Инструмент "Роль"
Инструмент “Роль” позволяет создавать новые выходы с заранее заданной ролью сотрудника, а также изменять роль сотрудника в уже существующих выходах.
Обратите внимание: добавленные выходы необходимо опубликовать. Без публикации они не сохранятся в графике, и сотрудники их не увидят. Публикация описана в статье по ссылке.
Чтобы включить инструмент нажмите на кнопку с человечком в разделе “Работа с выходами”
После нажатия откроется поле для ввода роли сотрудника. Выберите нужную из выпадающего списка.
Теперь, при нажатии на уже существующий выход, роль сотрудника в нем изменится на заданную в предыдущем шаге.
Если нажать на пустую ячейку графика, будет создан новый выход с указанной ролью.
Инструмент "Тип смены"
Инструмент “Тип смены” позволяет создавать новые выходы с заранее заданным типом, а также изменять тип смены у уже существующих выходах.
Обратите внимание: добавленные выходы необходимо опубликовать. Без публикации они не сохранятся в графике, и сотрудники их не увидят. Публикация описана в статье по ссылке.
Чтобы включить инструмент нажмите на кнопку с ботинком в разделе “Работа с выходами”
После нажатия откроется поле для ввода типа смены. Выберите нужный тип из выпадающего списка.
Теперь, при нажатии на уже существующий выход, тип смены в нем изменится на заданный в предыдущем шаге.
Если нажать на пустую ячейку графика, будет создан новый выход с указанным типом смены.
Инструмент "Панель"
Инструмент “Панель” позволяет создавать новые выходы с заранее заданным временем, ролью сотрудника и типом смены а также изменять эти параметры в уже существующих выходах.
Обратите внимание: добавленные выходы необходимо опубликовать. Без публикации они не сохранятся в графике, и сотрудники их не увидят. Публикация описана в статье по ссылке.
Чтобы включить инструмент нажмите на кнопку с шестерней в разделе “Работа с выходами”
После нажатия откроются поля для настройки параметров выхода. Задайте время, роль и тип смены.
Теперь, при нажатии на уже существующий выход, его параметры изменяться на заданные в предыдущем шаге.
Если нажать на пустую ячейку графика, будет создан новый выход с указанными параметрами.
Инструмент "Копировать"
Инструмент “Копировать” позволяет скопировать параметры существующего выхода и использовать их для создания новых выходов.
Обратите внимание: добавленные выходы необходимо опубликовать. Без публикации они не сохранятся в графике, и сотрудники их не увидят. Публикация описана в статье по ссылке.
Чтобы включить инструмент нажмите на зеленую кнопку с квадратиком в разделе “Работа с выходами”
После нажатия откроются поля с текущими параметрами выхода. Редактирование этих параметров возможно только через выбор конкретного выхода в графике.
После нажатия на существующий выход его параметры будут скопированы. Инструмент “Копировать” автоматически отключится, а инструмент “Панель” станет активным с параметрами копируемого выхода. Информацию об этом инструменте можно найти в статье по ссылке.
Инструмент "Удалить"
Инструмент “Удалить” позволяет помечать для удаления существующие выходы.
Обратите внимание: отмеченные на удаление выходы необходимо опубликовать. Без публикации они не исчезнут из графика, и сотрудники продолжат их видеть.. Публикация описана в статье по ссылке.
Чтобы включить инструмент нажмите на красную кнопку с иконкой корзины в разделе “Работа с выходами”
Теперь вы можете нажать на любой выход в графике и он будет помечен на удаление.
Инструмент позволяет пометить несколько выходов.
Чтобы пометить на удаление сразу несколько выходов за один клик, зажмите левую кнопку мыши на первой ячейке и протяните курсор до последней. Выделенные дни окрасятся в зеленый цвет.
Потом отпустите зажатую клавишу. Выделенные выходы будут помечены на удаление.
Раздел "Работа с персоналом"
Инструмент "Добавить в график"
Для управления рабочим графиком сотрудник должен быть добавлен в график вашего рабочего места. Для добавления сотрудника в график нажмите кнопку «Добавить в график» на левой панели либо на надпись “Добавить в график” правой части панели отображения рабочего места.
В открывшемся окне укажите рабочее место и выберите сотрудника, которого необходимо добавить. Поиск сотрудника возможен по ФИО, основной роли, персональному коду или названию компании-аутсорсинга.
При необходимости можно выбрать сразу нескольких сотрудников, установив флажки напротив соответствующих имен в списке.
После выбора торговой точки и сотрудников нажмите кнопку «Добавить» в нижней части панели.
После добавления сотрудник отобразится в графике выбранной торговой точки.
Инструмент "Пользователи"
В Ally доступен список всех сотрудников, зарегистрированных в системе и доступных для управления. Чтобы открыть его, нажмите кнопку "Пользователи" в левой панели.
Список содержит основную информацию о сотрудниках и инструменты для взаимодействия с ними. Отображаются следующие данные:
- Имя сотрудника
- Рабочие места к которым привязан сотрудник
- Роль сотрудника
- Текущую смену сотрудника
- Статус сотрудника (Трудоустроен/Уволен)
- Номер телефона сотрудника
Для поиска сотрудника используйте поле над списком. Можно искать по ФИО или номеру телефона.
Варианты действий с сотрудником зависят от его текущего статуса:
- Трудоустроен:
- Уволить - нажмите на красную кнопку с иконкой корзины
-
- Перейти к настройке параметров пользователя - кнопка с иконкой шестерёнки. Подробнее о процессе настройке пользователя можно прочитать в статье по ссылке.
-
- Выдать доступ к приложению - кнопка с иконкой ключа. Сотруднику будут отправлены логин и пароль для входа в мобильное приложение
- Уволен
- Восстановить статус «Трудоустроен» — нажмите на иконку с закруглённой стрелкой
Раздел "Окна возможностей"
Инструмент "Окна возможностей"
Назначение окон
Окно возможности - это заявка на сотрудника по определенной роли, дате и времени.
Функциональность "Окон возможностей" включает в себя возможности по:
- созданию запросов на сотрудников (окна)
- просматриванию открытых окон
- назначению исполнителей
- отслеживанию откликов на окна
- работе с периодами окон
- фильтрации и группировки окон
- формированию отчётов
Для начала работы с окнами найдите в левой панели раздел “Окна возможностей” и перейдите в него.
Просмотр окон возможностей
Откроется раздел “Окна возможностей”, где можно будет увидеть заявки на окна. Тут отобразятся основные параметры заявки, а также наличие и количество откликов.
Также можно узнать, является ли выход экстренным или нет. Экстренным выходом считается выход, до начала которого осталось менее 24 часов.
-
Просмотр зарезервированных заявок
Резервом называют заявку, которую кто-то временно зарезервировал на себя, но еще не назначил на нее исполнителей.
Если компания аутсорсинга взяла заявку на окно возможностей в резерв, такая заявка пропадает из списка активных заявок и перемещается в раздел “Резерв”.
В данном разделе можно ознакомится со списком заявок в резерве компаний аутсорсинга, а также посмотреть какая именно компания зарезервировала заявку и срок окончания резерва (на текущий момент срок резерва устанавливается автоматически и составляет 2 часа). Если компания аутсорсинга откажется от резерва или ничего не сделает в течение двух часов, заявка автоматически вернется в раздел активные.
-
Группировка заявок созданных по периодам
Для удобства восприятия заявок, которые были созданы по периодам, их можно сгруппировать. Для этого включите опцию “Группировать периоды”. После этого все заявки будут собраны в периоды, в которых они были созданы, и будут распределены по разделам.
Чтобы посмотреть все заявки в периоде, раскройте его нажатием на иконку стрелки в правой части раздела. Чтобы свернуть раздел, вновь нажмите на эту иконку.
-
Фильтрация окон возможностей
В разделе “Окна возможностей” можно скрыть отображение ненужных окон с помощью фильтров по датам и параметрам.
Для фильтрации по дате, нужно ввести дату начала и конца диапазона или можно воспользоваться календарем, который открывается при нажатии на иконку календаря. Первым нажатием на число в календаре выбирается начало диапазона, вторым нажатием - его конец. После ввода диапазона дат отразятся только те окна, которые соответствуют этому диапазону.
Также есть возможность настроить фильтр по дополнительным параметрам. Для настройки фильтра нажмите на синюю иконку воронки.
После нажатия откроется раздел настройки фильтра. В нем можно задать как один, так и сразу несколько параметров, по которым нужно отфильтровать список заявок. После того как все необходимые параметры были заданы, нажмите на кнопку “Применить”.
После применения фильтра откроется список заявок, которые уже соответствуют выбранным критериям.
Чтобы убрать фильтр, перейдите в раздел настройки фильтра нажатием на иконку воронки, удалите все критерии и примените изменения.
Создание окон возможностей
-
Создание разового выхода
Для создания нового окна найдите в разделе окон возможностей кнопку “Создать окно возможностей” и нажмите ее.
После этого вам предложат создать либо разовый выход, либо период выходов.
Для создания заявки на разовый выход выберите раздел “Разовый выход” и заполните необходимые поля в заявке. После заполнения полей кнопка “Создать окно” станет активной, и ее можно будет нажать для публикации своей заявки.
- Тип занятости:
- Штат, ГПХ - если для закрытия заявки требуются штатные сотрудники компании. Если выбрать только штатных сотрудников, то поля "Исполнитель" и "Компания" пропадают
- Аутсорсинг - если для закрытия заявки планируется привлекать сотрудников аутсорсинга
- Место - Торговая точка на которую требуются сотрудники
- Основная роль - роль на которую требуются сотрудники (например Кассир или Сборщик и т.д.)
- Исполнитель - поле доступно если выбрана компания-партнер (используйте для случаев если вам требуется определенный сотрудник из выбранной компании аутсорсинга)
- Комментарии - поле для дополнительных сведений и пожеланий
Создать окно, полностью совпадающее с уже существующим, нельзя. При попытке будет показано предупреждение о том что вы создаете дубликат.
-
Создание периода выходов
Периоды позволяют создавать за раз сразу несколько окон.
Для создания заявки на период выберите раздел “Период” и заполните необходимые поля в заявке. После заполнения полей кнопка “Создать окно” станет активной, и ее можно будет нажать для публикации своей заявки.
В разделе Периоды заполните:
- Даты начала и окончания периода
- Время начала и окончания выхода
(Например если выбрать период с 01 по 10 число и указать время с 09:00 до 18:00 значит нам требуется сотрудник для работы с 09:00 до 18:00 на каждый день с 01 по 10 число)
- Количество исполнителей - сколько сотрудников требуются для работы в выбранный период
Если в заявке необходимо указать несколько периодов, то нажмите на иконку плюса для добавления и редактирования нового периода. Если был добавлен лишний период, то нажмите на иконку корзины для его удаления.
Редактирование окон возможностей
При необходимости создатель окна может отредактировать свою заявку. Для этого нажмите на синюю иконку карандаша.
При нажатии на кнопку редактирования вам откроется раздел изменения окна возможностей.
Если отклик уже есть, редактируется только количество исполнителей, остальные поля недоступны для изменения.
Если у окна нет отклика, можно редактировать все поля, кроме торговой точки.
После изменения значения появятся кнопки сохранения и отмены. Для подтверждения изменения нажмите кнопку “Сохранить окно”.
Удаление окон возможностей
-
Удаление помощником розницы
Создатель окна при необходимости может удалить созданную заявку. Для удаления нажмите на красную иконку корзины.
При нажатии на кнопку удаления, появится подтверждение удаления окна. Нажмите на кнопку "Удалить" если хотите подтвердить свое действие или "Отменить" если передумали.
-
Удаление сотрудником аутсорса
У сотрудника аутсорса так же есть возможность удаления окна. Однако эта опция убирает окно из списка только у самого сотрудника аутсорса. Для всех остальных пользователей окно останется, оно не удалиться из системы. Этой функцией можно воспользоваться чтобы скрыть нежелательные окна.
Отклик на окна возможностей
Когда на окно возможностей назначается сотрудник аутсорсинговой компании, он автоматически добавляется в график вашей торговой точки. Для него создаётся смена на время, указанное в этом окне.
Если у добавленного сотрудника в течение 30 дней не будет активных смен, он автоматически удаляется из графика торговой точки.
Чтобы назначить сотрудника на открытое окно возможностей, сотрудник аутсорса должен нажать на стрелку в правой верхней части карточки заявки.
После нажатия появится строка, в которой необходимо указать имя исполнителя. При нажатии на строку раскроется список доступных сотрудников. Выберите одного или нескольких сотрудников (в зависимости от количества требуемых исполнителей в заявке).
После выбора сотрудника Нажмите "Сохранить". После сохранения в графике будут созданы соответствующие выходы, а помощник розницы сможет в своем интерфейсе ознакомиться с откликами на созданные им окна возможностей. Если заявка была закрыта частично, она останется в списке активных для донабора оставшихся исполнителей.
Также можно сразу назначить сотрудника на все окна возможностей в периоде. Для этого сгруппируйте заявки функцией “Группировать периоды” и раскройте выбранный период. После раскрытия также появится строка для имени исполнителя. После выбора сотрудника он будет назначен на все заявки в периоде.
Инструмент "Отчет по окнам возможностей"
Для формирования отчета по окнам возможностей найдите в левой панели раздел “Отчет по окнам возможностей” и перейдите в него.
После перехода откроется окно с настройками фильтра запросов по окнам для отчета. Если не указаны фильтры, то в отчете отобразятся все заявки. Задайте подходящие вам критерии и нажмите на кнопку “Скачать отчет”.
После нажатия начнется формирование отчета, а в правом верхнем углу появится уведомление. Формирование занимает до 1 минуты. Во время формирования отчета вы можете продолжать работать с графиком.
После формирования, отчет автоматически скачается через ваш браузер.
Сам отчет выгружается в Excel файле и может содержать следующие параметры:
- Статус (Открытые, Закрытые, Закрытые без откликов, Удалены пользователем)
- Кто правил окно
- Аутсорсинговая компания
- Дата создания окна
- Дата выхода исполнителя
- Роль
- Группа
- Помощник розницы
- Автор заявки
- ТТ (торговая точка)
- Вид торговой точки
- Город
- id
- Кол-во исполнителей
- ФИО исполнителя
- Время начала смены по плану
- Время начала смены по факту
- Время окончания смены по плану
- Время окончания смены по факту
Раздел "Универсальные инструменты"
Инструмент "Места"
В Ally вы можете просматривать список всех рабочих мест, доступных для редактирования. В этом списке можно добавлять новые места, удалять и восстанавливать существующие, а также переходить к их настройке.
Отображение мест
Список мест доступен через инструмент “Места”, расположенный в левой панели интерфейса.
После нажатия откроется список рабочих мест, к которым у вас есть доступ для редактирования.
Над списком расположено поле для поиска по названию места.
Список мест разделен на два блока:
- Активные - включает места, по которым ведётся работа и доступно планирование графика.
- Неактивные - содержит места, где работа временно приостановлена, и создание графика недоступно.
Кнопки “Активные ” и “Неактивные” ниже поля для поиска позволяют переключаться между этими разделами списка.
Добавление, удаление и настройка мест
В разделе «Активные» рядом с каждым местом отображается кнопка в виде красной корзины. Нажатие на неё делает место неактивным и перемещает его в соответствующий раздел.
В разделе «Неактивные» рядом с местами отображается кнопка с иконкой круговой стрелки и часами. Она возвращает место в активное состояние.
У каждого рабочего места также есть кнопка с иконкой шестеренки, которая открывает окно настроек. Подробнее о настройке места в статье по ссылке.
Чтобы добавить новое место в список, нажмите кнопку «Добавить место» в нижней части панели. Откроется окно редактирования места с которым можно ознакомится в статье по ссылке.
Раздел "Авторасписание"
Инструмент "Продлить график"
В Ally пользователям доступна функция автоматического продления графика.
Функция продлевает текущий график до конца месяца, копируя последние n дней с заполненными сменами, где n — продолжительность предпочтительного графика (например, при графике 2/2 n = 4). Если предпочтительный график не задан, используется значение n = 4 по умолчанию.
Обратите внимание: добавленные выходы необходимо опубликовать. Без публикации они не сохранятся в графике, и сотрудники их не увидят. Публикация описана в статье по ссылке.
Для использования функции продления сначала укажите несколько первых рабочих дней в графике, затем нажмите кнопку «Продлить график» в левой панели.
После нажатия кнопки приложение автоматически заполнит график для сотрудников, у которых он не установлен до конца месяца.
Если у сотрудника уже есть рабочие дни в графике, кнопка "Продлить график" добавит новые дни по тому же шаблону.
Панель поиска, фильтрации и сортировки
Фильтр поиска по ФИО
Вы можете быстро найти сотрудников в списках по всем открытым рабочим местам, зная их имена. Для этого используйте фильтр “Поиск по ФИО” в верхней части экрана.
Введите в текстовое поле полное имя или его часть. После ввода в списке сотрудников отобразятся только те, чье ФИО соответствует запросу.
Фильтр по ФИО можно использовать совместно с другими фильтрами и параметрами сортировки.
Фильтр поиска по роли
Вы можете быстро найти сотрудников в списках по всем открытым рабочим местам, зная их роли. Можно выполнять поиск по одной или нескольким ролям одновременно, а также, при необходимости, скрывать из списка сотрудников с выбранными ролями. Для всего этого используйте фильтр “Роль” в верхней части экрана.
Фильтрация по одной роли
Для фильтрации сотрудников по ролям нажмите на кнопку фильтра, чтобы открыть выпадающий список. В открывшемся окне выберите нужную роль. После этого в списке отобразятся только сотрудники с выбранной ролью.
Фильтрация по нескольким ролям
Чтобы применить фильтрацию сразу по нескольким ролям, выберите дополнительные роли.
Если необходимо убрать одну из ролей из фильтра, нажмите на крестик рядом с её названием.
Скрыть выбранную роль
Чтобы скрыть из списка сотрудников выбранные роли, нажмите на слово “показать” в верхней части окна фильтра и выберите пункт “скрыть”.
Фильтр по роли можно использовать совместно с другими фильтрами и параметрами сортировки.
Дополнительные фильтры
Кроме основных фильтров по ФИО и по роли, вы можете воспользоваться множеством дополнительных фильтров. В их число входит:
-
Фильтр по основной ТТ (рабочему месту)
-
Фильтр по стажерам
-
Фильтр по несовершеннолетним
-
Фильтр по неактивным
-
Фильтр по типу выхода
-
Фильтр по тем, кто когда-либо выходил в указанной роли
Включение фильтрации
Все доступные фильтры находятся в верхней части экрана и открываются по кнопке “Добавить фильтр”.
После нажатия на кнопку, откроется выпадающий список всех доступных типов фильтров.
Чтобы применить фильтр, выберите нужный вариант из списка, он станет активным.
Скрыть по фильтру
Чтобы скрыть из списка сотрудников тех, кто соответствует критериям фильтрации, откройте окно фильтра, нажмите на слово “показать” и выберите пункт “скрыть”.
Отключение фильтрации
Если вы добавили фильтр, но он больше не нужен, его можно отключить. Для этого нажмите на иконку корзины в окне фильтра. После этого фильтр перестанет действовать.
Все эти фильтры можно использовать совместно с другими фильтрами и параметрами сортировки.
Сортировка списка сотрудников
Список сотрудников в графике рабочего места можно отсортировать по различным критериям. Доступны следующие варианты сортировки по:
-
фамилии,
-
роли,
-
основному рабочему месту,
-
признаку стажёра,
-
признаку несовершеннолетнего.
Добавление сортировки
Все доступные виды сортировок находятся в верхней части экрана и открываются по кнопке “Добавить сортировку”
После нажатия на кнопку откроется выпадающий список всех доступных типов сортировок.
Чтобы применить сортировку, выберите нужный вариант из списка. Она станет активной.
Вид сортировки
Вы можете выбрать порядок сортировки из двух вариантов: “По возрастанию” и “По убыванию”. Для этого откройте окно активной сортировки и переключите тумблер у нужного способа сортировки.
Отключение сортировки
Если вы добавили сортировку, но она больше не нужна, ее можно отключить. Для этого нажмите на иконку корзины в окне сортировки. После этого сортировка перестанет действовать.
Все эти сортировки можно использовать совместно с другими фильтрами и параметрами сортировки.
Очистка всех фильтров
Если необходимо отключить все активные фильтры, это можно сделать одним нажатием. В правой части панели отображения рабочего места найдите надпись “Очистить фильтры” и нажмите на неё.
После этого все фильтры будут сброшены, и на экране отобразится полный список сотрудников.
Фильтр рабочих мест
Выполнять фильтрацию по типу рабочего места можно путем добавления и/или исключения рабочего места. Рабочие места также можно объединять в удобные группы.
Добавление рабочих мест
В приложении отображается график выбранного вами рабочего места. Чтобы выбрать рабочее место, нажмите на поле с иконкой домика в верхней части экрана.
Откроется окно поиска и выбора рабочих мест. Начните вводить название рабочего места в поле, чтобы найти нужный вариант.
Нажмите на найденное место, чтобы добавить его в график.
Можно выбрать сразу несколько рабочих мест для отображения.
Если нужно выбрать все доступные рабочие места, воспользуйтесь опцией “Выбрать все”.
После того как нужные места выбраны, нажмите на зелёную галочку в правом верхнем углу окна.
Все выбранные рабочие места появятся в вашем графике..
Удаление рабочих мест
Чтобы удалить лишнее рабочее место из выбранных, нажмите на крестик рядом с его названием.
Переключение между группами рабочих мест
В окне выбора можно переключаться между группами рабочих мест. Для этого нажмите на название текущей группы в левой верхней части окна.. Список групп может быть различным, но две группы будут там всегда - это группы “Все места” и “Мои места”. Группа “Все места” отображает полный список доступных вам мест, а “Мои места” включает только те, которые вы создали.
Фильтрация графика по датам
В приложении можно задать дни, по которым будет отображаться график. Для этого используйте панель выбора дат, расположенную в верхней части экрана.
Выбор возможен в двух режимах: месячный и произвольный.
- Месячный диапазон - отображает все дни выбранного месяца.
- Произвольный диапазон - отображает только те дни, которые находятся между начальной и конечной датой.
Для начала работы нажмите на кнопку с иконкой календаря.
В открывшемся окне нажмите на надпись в правом верхнем углу, чтобы выбрать тип диапазона.
В месячном режиме можно задать нужный месяц одним из трех способов.
- Выбрать месяц в поле рядом с кнопкой календаря,
- Выбрать месяц в верхней части календаря
- Кликнуть по нужному дню в пределах месяца.
Для задания произвольного диапазона сначала выберите начальную дату в календаре и затем конечную.
Чтобы быстро вернуться к текущей дате, нажмите на надпись “Вернуться к сегодня”. Система автоматически подберет диапазон, включающий сегодняшний день.
После выбора подходящего диапазона нажмите кнопку “Применить” в нижней части окна календаря.
Выбранный диапазон отобразится в графике.
Панель отображения рабочего места
Инструмент "Потребности и возможности"
Данный инструмент отображает результаты работы предиктивной аналитики.
Предиктивная аналитика - это инструмент для более точного и удобного планирования графиков. Аналитика позволяет прогнозировать загруженность торговой точки в тот или иной день и определить необходимое количество сотрудников, чтобы справиться с этой загруженностью.
При наведении на данную строку появится тултип с информацией по соответствующему дню.
Отображение месячной, недельной и дневной аналитики
Метод отображения прогноза может меняться в зависимости от выбранного временного промежутка. Есть месячное, недельное и дневное отображение.
Месячное отображение аналитики представляет собой ряд иконок, которые обозначают среднее состояние дня. Месячное отображение выделено красной рамкой на скриншоте.
Недельное отображение аналитики представляет собой ряд полос, которые показывают прогноз по различным временным промежуткам в соответствующем дне. Зеленый цвет полосы означает, что сотрудников достаточно. Красный цвет - что сотрудников не хватает. Желтый - что присутствует избыток сотрудников. Недельное отображение выделено красной рамкой на скриншоте.
Дневное отображение аналитики представляет собой одну полосу, которая показывает прогноз по различным временным промежуткам выбранного дня. Зеленый цвет полосы означает, что сотрудников достаточно. Красный цвет - что сотрудников не хватает. Желтый - что присутствует избыток сотрудников. Дневное отображение выделено красной рамкой на скриншоте.
Просмотр прогноза на будущие даты
При наведении в строке “Потребности и возможности” на любой будущий день появляется тултип с прогнозом по этому дню. Тултип озаглавлен как “Выполнение заказов”. Пример тултипа изображен на скриншоте ниже.
Тултип отображает информацию по всему дню. Сама информация разбита на часовые интервалы.
Колонка “Интервал” отображает конкретный час, к которому привязана информация.
Колонка “Собираем/ожидаем строк” отображает сравнение производительности торговой точки и ее ожидаемой загруженности. Производительность определяется на основе производительности сотрудников, которые будут работать в данный конкретный час.
Загруженность прогнозируется самой моделью. Сравнение отображается в виде фразы “X из Y”, где X - это ожидаемая производительность торговой точки, а Y - ожидаемая загруженность.
Аналитика реагирует на фильтры. Для правильного прогноза все сборщики в торговой точке не должны быть скрыты фильтрами, а должны отображаться в списке.
Зная количество сотрудников, запланированных в график на торговой точке, их реальную среднюю скорость работы и количество ожидаемых заказов на торговой точке, составляется рекомендация по планированию графика. Рекомендация может быть трех видов:
- Норма – сотрудников запланировано достаточно, чтобы собрать ожидаемое количество заказов.
- Избыток – сотрудников запланировано с избытком для такого количества заказов. Вероятно, персонал будет простаивать.
- Нехватка – сотрудников запланировано недостаточно для успешной обработки такого количества заказов.
Просмотр статистики по прошедшим датам
При наведении в строке “Потребности и возможности” на любой прошедший день появляется тултип с анализом этого дня. Тултип озаглавлен как “Заказы прогноз и факт”. Пример тултипа изображен на скриншоте ниже.
Тултип отображает информацию по всему дню. Сама информация разбита на часовые интервалы. Колонка “Интервал” отображает конкретный час к которому привязана информация.
Колонка “Среднее на исп. в час” показывает сравнение прогнозируемого количества заказов в час с фактическим. Визуально результат сравнения отображается стрелкой вверх, прямо или вниз.
После расчета и сравнения прогнозируемого и фактического количество заказов на торговой точке выводится итоговый вердикт анализа. Вердикт может быть трех видов:
- Попадание – прогнозируемая и фактическая нагрузка равны либо близки друг к другу. Отображается стрелкой прямо и зеленым цветом текста.
- Перепрогноз – прогнозируемая нагрузка оказалась больше фактической. Скорее всего, в это время на торговой точке простаивали сотрудники. Отображается стрелкой вниз и серым цветом текста.
- Недопрогноз – прогнозируемая нагрузка оказалась меньше, чем фактическая. Скорее всего, в это время на торговой точке не хватало сотрудников. Отображается Стрелкой вверх и красным цветом текста.
Инструмент "Команда дня"
"Команда дня" отображает сводную информацию о сотрудниках, выходящих на смену в выбранный день.
Инструмент представлен в виде набора ячеек, каждая из которых показывает общее количество сотрудников с запланированным выходом на этот день.
При наведении на строку отображается тултип с информацией по соответствующему дню. В нем указано количество дневных и ночных смен, общее число запланированных рабочих часов, количество стажёров, а так же количество почасовых и вакцинированных сотрудников.
Инструмент "Потребности в исполнителях"
"Потребности в исполнителях" отображают количество открытых окон возможностей в выбранный день.
Инструмент представлен в виде набора ячеек, каждая из которых показывает общее количество требуемых сотрудников по всем еще не закрытым окнам возможностей на этот день.
При наведении на строку отображается тултип с информацией по соответствующему дню. В нём указаны роли, по которым открыты окна возможностей, необходимое количество сотрудников для каждой роли и время, на которое открыто окно.
Подробнее про окна возможностей можно узнать по ссылке.