Инструмент "Окна возможностей" Назначение окон Окно возможности - это заявка на сотрудника по определенной роли, дате и времени. Функциональность "Окон возможностей" включает в себя возможности по: созданию запросов на сотрудников (окна) просматриванию открытых окон назначению исполнителей отслеживанию откликов на окна работе с периодами окон фильтрации и группировки окон формированию отчётов Для начала работы с окнами найдите в левой панели раздел “Окна возможностей” и перейдите в него. Просмотр окон возможностей Откроется раздел “Окна возможностей”, где можно будет увидеть заявки на окна. Тут отобразятся основные параметры заявки, а также наличие и количество откликов. Также можно узнать, является ли выход экстренным или нет. Экстренным выходом считается выход, до начала которого осталось менее 24 часов. Просмотр зарезервированных заявок Резервом называют заявку, которую кто-то временно зарезервировал на себя, но еще не назначил на нее исполнителей. Если компания аутсорсинга взяла заявку на окно возможностей в резерв, такая заявка пропадает из списка активных заявок и перемещается в раздел “Резерв”. В данном разделе можно ознакомится со списком заявок в резерве компаний аутсорсинга, а также посмотреть какая именно компания зарезервировала заявку и срок окончания резерва (на текущий момент срок резерва устанавливается автоматически и составляет 2 часа). Если компания аутсорсинга откажется от резерва или ничего не сделает в течение двух часов, заявка автоматически вернется в раздел активные. Группировка заявок созданных по периодам Для удобства восприятия заявок, которые были созданы по периодам, их можно сгруппировать. Для этого включите опцию “Группировать периоды”. После этого все заявки будут собраны в периоды, в которых они были созданы, и будут распределены по разделам. Чтобы посмотреть все заявки в периоде, раскройте его нажатием на иконку стрелки в правой части раздела. Чтобы свернуть раздел, вновь нажмите на эту иконку. Фильтрация окон возможностей В разделе “Окна возможностей” можно скрыть отображение ненужных окон с помощью фильтров по датам и параметрам. Для фильтрации по дате, нужно ввести дату начала и конца диапазона или можно воспользоваться календарем, который открывается при нажатии на иконку календаря. Первым нажатием на число в календаре выбирается начало диапазона, вторым нажатием - его конец. После ввода диапазона дат отразятся только те окна, которые соответствуют этому диапазону. Также есть возможность настроить фильтр по дополнительным параметрам. Для настройки фильтра нажмите на синюю иконку воронки. После нажатия откроется раздел настройки фильтра. В нем можно задать как один, так и сразу несколько параметров, по которым нужно отфильтровать список заявок. После того как все необходимые параметры были заданы, нажмите на кнопку “Применить”. После применения фильтра откроется список заявок, которые уже соответствуют выбранным критериям. Чтобы убрать фильтр, перейдите в раздел настройки фильтра нажатием на иконку воронки, удалите все критерии и примените изменения. Создание окон возможностей Создание разового выхода Для создания нового окна найдите в разделе окон возможностей кнопку “Создать окно возможностей” и нажмите ее. После этого вам предложат создать либо разовый выход, либо период выходов. Для создания заявки на разовый выход выберите раздел “Разовый выход” и заполните необходимые поля в заявке. После заполнения полей кнопка “Создать окно” станет активной, и ее можно будет нажать для публикации своей заявки. Тип занятости: Штат, ГПХ - если для закрытия заявки требуются штатные сотрудники компании. Если выбрать только штатных сотрудников, то поля "Исполнитель" и "Компания" пропадают Аутсорсинг - если для закрытия заявки планируется привлекать сотрудников аутсорсинга Место - Торговая точка на которую требуются сотрудники Основная роль - роль на которую требуются сотрудники (например Кассир или Сборщик и т.д.) Исполнитель - поле доступно если выбрана компания-партнер (используйте для случаев если вам требуется определенный сотрудник из выбранной компании аутсорсинга) Комментарии - поле для дополнительных сведений и пожеланий Создать окно, полностью совпадающее с уже существующим, нельзя. При попытке будет показано предупреждение о том что вы создаете дубликат. Создание периода выходов Периоды позволяют создавать за раз сразу несколько окон. Для создания заявки на период выберите раздел “Период” и заполните необходимые поля в заявке. После заполнения полей кнопка “Создать окно” станет активной, и ее можно будет нажать для публикации своей заявки. В разделе Периоды заполните: Даты начала и окончания периода Время начала и окончания выхода (Например если выбрать период с 01 по 10 число и указать время с 09:00 до 18:00 значит нам требуется сотрудник для работы с 09:00 до 18:00 на каждый день с 01 по 10 число) Количество исполнителей - сколько сотрудников требуются для работы в выбранный период Если в заявке необходимо указать несколько периодов, то нажмите на иконку плюса для добавления и редактирования нового периода. Если был добавлен лишний период, то нажмите на иконку корзины для его удаления. Редактирование окон возможностей При необходимости создатель окна может отредактировать свою заявку. Для этого нажмите на синюю иконку карандаша. При нажатии на кнопку редактирования вам откроется раздел изменения окна возможностей. Если отклик уже есть, редактируется только количество исполнителей, остальные поля недоступны для изменения. Если у окна нет отклика, можно редактировать все поля, кроме торговой точки. После изменения значения появятся кнопки сохранения и отмены. Для подтверждения изменения нажмите кнопку “Сохранить окно”. Удаление окон возможностей Удаление помощником розницы Создатель окна при необходимости может удалить созданную заявку. Для удаления нажмите на красную иконку корзины. При нажатии на кнопку удаления, появится подтверждение удаления окна. Нажмите на кнопку "Удалить" если хотите подтвердить свое действие или "Отменить" если передумали. Удаление сотрудником аутсорса У сотрудника аутсорса так же есть возможность удаления окна. Однако эта опция убирает окно из списка только у самого сотрудника аутсорса. Для всех остальных пользователей окно останется, оно не удалиться из системы. Этой функцией можно воспользоваться чтобы скрыть нежелательные окна. Отклик на окна возможностей Когда на окно возможностей назначается сотрудник аутсорсинговой компании, он автоматически добавляется в график вашей торговой точки. Для него создаётся смена на время, указанное в этом окне. Если у добавленного сотрудника в течение 30 дней не будет активных смен, он автоматически удаляется из графика торговой точки. Чтобы назначить сотрудника на открытое окно возможностей, сотрудник аутсорса должен нажать на стрелку в правой верхней части карточки заявки. После нажатия появится строка, в которой необходимо указать имя исполнителя. При нажатии на строку раскроется список доступных сотрудников. Выберите одного или нескольких сотрудников (в зависимости от количества требуемых исполнителей в заявке). После выбора сотрудника Нажмите "Сохранить". После сохранения в графике будут созданы соответствующие выходы, а помощник розницы сможет в своем интерфейсе ознакомиться с откликами на созданные им окна возможностей. Если заявка была закрыта частично, она останется в списке активных для донабора оставшихся исполнителей. Также можно сразу назначить сотрудника на все окна возможностей в периоде. Для этого сгруппируйте заявки функцией “Группировать периоды” и раскройте выбранный период. После раскрытия также появится строка для имени исполнителя. После выбора сотрудника он будет назначен на все заявки в периоде.