Инструкция по работе с окнами возможностей для помощников розницы и старших продавцов

Перейдите по адресу https://ally.vkusvill.ru/calendar

Для начала работы с окнами найдите в левой панели раздел “Окна возможностей” и перейдите в него.

---

Создание окон возможностей

Обратите внимание, что при создании окна возможностей существуют следующие ограничения:

• Минимальная длительность смены - 2 часа
• Нельзя создавать смены с разрывами во времени
• Для ночных ролей нельзя создавать дневные смены
• Для дневных ролей нельзя создавать ночные смены
• Время начала и окончания смены должно быть кратно 30 минутам
• Нельзя создавать смены длительностью более 16 часов

Для создания нового окна найдите в разделе окон возможностей кнопку “Создать окно возможностей” и нажмите ее.

После этого вам предложат создать либо разовый выход, либо период выходов.

Создание разового окна

Для создания заявки на разовый выход выберите раздел “Разовый выход” и заполните необходимые поля в заявке. После заполнения полей кнопка “Сохранить” станет активной, и ее можно будет нажать для публикации своей заявки.

• Место - Торговая точка на которую требуются сотрудники
• Компания-партнер - Компания аутсорсинг для которой будет видна эта заявка (если вам требуются сотрудники из определенной компании). В списке отображаются только компании, у которых регион работы совпадает с регионом торговой точки, а также компании без указанного региона.
• Основная роль - роль на которую требуются сотрудники (например Кассир или Сборщик и т.д.)
• Исполнитель - поле доступно если выбрана компания-партнер (используйте для случаев если вам требуется определенный сотрудник из выбранной компании аутсорсинга)
• Тип занятости:
  • Штат, ГПХ - если для закрытия заявки требуются штатные сотрудники компании
  • Аутсорсинг - если для закрытия заявки планируется привлекать сотрудников аутсорсинга

Если одновременно выбрать оба варианта (Штат и Аутсорсинг) тогда заявка на Окно возможностей сначала отобразится для штатных сотрудников, а через 30 минут станет видна компаниям аутсорсинга

Если выбрать только штатных сотрудников, то поля "Исполнитель" и "Компания" пропадают.

• Комментарии - поле для дополнительных сведений и пожеланий
  

Создать окно, полностью совпадающее с уже существующим, нельзя. При попытке будет показано предупреждение о то что вы создаете дубликат.

Просмотр и редактирование заявок разового выхода

После создания заявки на окно возможностей откроется раздел “Окна возможностей”, где можно будет увидеть созданную заявку. Тут отобразятся основные параметры заявки, а также наличие и количество откликов.

Также можно узнать, является ли выход экстренным или нет. Экстренным выходом считается выход, до начала которого осталось менее 24 часов.

При необходимости вы можете удалить или отредактировать уже созданную заявку. Для удаления нажмите на красную иконку корзины, для редактирования - на синюю иконку карандаша.

При нажатии на кнопку редактирования вам откроется раздел изменения окна возможностей. 

Если у окна нет отклика, можно редактировать все поля, кроме торговой точки. 

Если отклик уже есть, редактируется только количество исполнителей, остальные поля недоступны для изменения.

После изменения значения появятся кнопки сохранения и отмены. Для подтверждения изменения нажмите кнопку “Сохранить”.

Изменения отразятся в карточке окна возможностей.

Штатные сотрудники могут откликаться по окнам возможностей только в мобильном приложении.

Создание периода выхода

Для создания заявки на период выберите раздел “Период” и заполните необходимые поля в заявке. После заполнения полей кнопка “Сохранить” станет активной, и ее можно будет нажать для публикации своей заявки.

В разделе Периоды заполните:

• Даты начала и окончания периода
• Время начала и окончания выхода

(Например если выбрать период с 01 по 10 число и указать время с 09:00 до 18:00 значит нам требуется сотрудник для работы с 09:00 до 18:00 на каждый день с 01 по 10 число)

• Количество исполнителей - сколько сотрудников требуются для работы в выбранный период

Если в заявке необходимо указать несколько периодов, то нажмите на иконку плюса для добавления и редактирования нового периода. Если был добавлен лишний период, то нажмите на иконку корзины для его удаления.

Просмотр и редактирование заявок периодов выхода

После создания заявки на период откроется раздел “Окна возможностей”, в котором будут созданы и отражены заявки на каждый день из созданного периода. Тут отражаются основные параметры заявок, а также наличие и количество откликов.

Для удобства восприятия заявок, которые были созданы по периодам, их можно сгруппировать. Для этого включите опцию “Группировать периоды”. После этого все заявки будут собраны в периоды, в которых они были созданы, и будут распределены по разделам.

Чтобы посмотреть все заявки в разделе, раскройте его нажатием на иконку стрелки в правой части раздела. Чтобы свернуть раздел, вновь нажмите на эту иконку.

При необходимости вы можете удалить все заявки из периода целиком. Для этого нажмите на красную иконку корзины в правой части раздела периода. 

Редактирование и удаление отдельных заявок в самом периоде осуществляется также, как и с заявками на разовый выход.

---

Просмотр заявок в резерве

Резервом называют заявку, которую кто-то временно зарезервировал на себя, но еще не назначил на нее исполнителей.

Если компания аутсорсинга взяла заявку на окно возможностей в резерв, такая заявка пропадает из списка активных заявок и перемещается в раздел “Резерв”.

В данном разделе можно ознакомится со списком заявок в резерве компаний аутсорсинга, а также посмотреть какая именно компания зарезервировала заявку и срок окончания резерва (на текущий момент срок резерва устанавливается автоматически и составляет 2 часа). Если компания аутсорсинга откажется от резерва или ничего не сделает в течение двух часов, заявка автоматически вернется в раздел активные.

---

Фильтрация окон возможностей

В разделе “Окна возможностей” можно скрыть отображение ненужных окон с помощью фильтров.

Заявки можно отфильтровать по дате. Для этого нужно ввести дату начала и конца диапазона или можно воспользоваться календарем, который открывается при нажатии на иконку календаря. Первым нажатием на число в календаре выбирается начало диапазона, вторым нажатием - его конец.

После ввода диапазона дат отразятся только те окна, которые соответствуют этому диапазону.

Также есть возможность настроить фильтр по дополнительным параметрам. Для настройки фильтра нажмите на синюю иконку воронки.

После нажатия откроется раздел настройки фильтра. В нем можно задать как один, так и сразу несколько параметров, по которым нужно отфильтровать список заявок. После того как все необходимые параметры были заданы, нажмите на кнопку “Применить”.

После применения фильтра откроется список заявок, которые уже соответствуют выбранным критериям. 

Чтобы убрать фильтр, перейдите в раздел настройки фильтра нажатием на иконку воронки, удалите все критерии и примените изменения.

---

Отклик на созданные окна

Когда на окно возможностей откликается сотрудник аутсорсинговой компании, он автоматически добавляется в график вашей торговой точки. Для него создаётся смена на время, указанное в этом окне.

Если у добавленного сотрудника в течение 30 дней не будет активных смен, он автоматически удаляется из графика торговой точки.

---

Отчет по окнам возможностей

Для формирования отчета по окнам возможностей найдите в левой панели раздел “Отчет по окнам возможностей” и перейдите в него.

После перехода откроется окно с настройками фильтра запросов по окнам для отчета. Если не указаны фильтры, то в отчете отобразятся все заявки. Задайте подходящие вам критерии и нажмите на кнопку “Скачать отчет”.

После нажатия начнется формирование отчета, а в правом верхнем углу появится уведомление. Формирование занимает 1 - 2 минуты. Во время формирования отчета вы можете продолжать работать с графиком

Когда отчет будет сформирован, он автоматически загрузится через браузер, а в правом верхнем углу появится соответствующее уведомление.

Отчет может включать как активные, так и закрытые заявки, что позволяет отслеживать полную историю окон возможностей.

Структура выгружаемого Excel-отчета содержит следующие колонки:

• Статус (Открытые, Закрытые, Закрытые без откликов, Удалены пользователем)
• Кто правил
• Аутсорсинговая компания
• Дата создания окна
• Дата выхода исполнителя
• Роль
• Группа
• Помощник розницы
• Автор заявки
• ТТ (торговая точка)
• Вид торговой точки
• Город
• id
• Кол-во исполнителей
• ФИО исполнителя
• Время начала смены по плану
• Время начала смены по факту
• Время окончания смены по плану
• Время окончания смены по факту
• План, кол-во ч
• Факт, кол-во ч
• Передано в 1С часов
• Процент закрытия, ч
• Процент закрытия, кол-во
• Кол-во собранных строк